Presenteren in voor- én tegenspoed

Berend kijkt nog snel een keer op zijn horloge: 14:58, nog 2 minuten. Hij spreekt zichzelf opbeurend toe: “Ja, je kan het”. Gefluister vanuit de volle vergaderzaal, geschuif van stoelen, met een doffe klik sluit de deur. Een korte knik van het kale gerimpelde hoofd van de directeur is het startsein. Het glas bronwater trilt op het harde matglas van het katheder. De laatste blik op zijn spiekblaadje, het plakt aan zijn warme handen. Terwijl zijn hart in zijn keel klopt en zijn maag zich verkrampt schraapt hij zijn droge keel. Zijn stem klinkt hem bij de eerste woorden onbekend en onzeker in zijn oren. Priemend staart zijn hele team hem aan.

De presentatie is een drama. Hoe had hij kunnen weten dat er zoveel onvrede was? Hij wilde zijn team enthousiast maken met een inspirerend jaarplan. Akelig blijft zijn uitleg steken over de afschaffing van onkostenvergoeding voor privé internet- en telefoongebruik. Zijn medewerkers hadden dit toch ook wel kunnen verwachten: iedereen moest een stapje terug doen. Hun boosheid overvalt hem en acceptatie van zijn maatregel kan hij op zijn buik schrijven. Met de handen in het haar beëindigt hij de discussie door voorlopig uitstel te geven. Zijn directeur neemt het over.

Net zoals Berend hebben meer managers in deze tijden de taak impopulaire maatregelen aan te kondigen. Verdere inkrimping van de afdeling, het intrekken van investeringen: het zijn lastige boodschappen. De meeste sprekers brengen een welkome boodschap nog met enige verve. Een maatregel waarop (zware) weerstand verwacht mag worden overtuigend overbrengen is andere koek. Valkuilen liggen op de loer. Tips en training zijn welkom. Wat is in die gevallen de beste structuur en aanpak? Waar moet je op letten? Hoe creëer je draagvlak?

Zoals het vaak gaat …
Bij slechtnieuwsgesprekken en ook bij presentaties van impopulaire maatregelen bestaat de neiging om nare boodschappen mooi te verpakken (‘ de pil vergulden’ ). Sprekers doen de vervelende mededeling en noemen meteen de belangrijkste positieve argumenten, in de hoop dat een negatieve sfeer vermeden kan worden. “Jongens de leaseauto’s moeten worden ingeleverd, maar da’s niet zo belangrijk, we kunnen gelukkig wel allemaal samen verder”. De nadelen worden daarna maar niet genoemd of gebagatelliseerd. Of sprekers schetsen een negatief beeld en laten het publiek zelf de conclusie trekken (de ‘hang yourself methodiek’ ). Niet verstandig en uiterst ineffectief.

… en zoals het beter kan: de ‘Commitment structure’
Bij het presenteren van impopulaire maatregelen is het belangrijk deze meteen te noemen. Bespreek daarbij direct zelf de belangrijkste bezwaren en gevolgen. Vraag vervolgens je publiek om reacties en / of meer bezwaren. Toon daarbij begrip voor eventuele emoties. Vat de belangrijkste bezwaren samen en noteer die (op flip-over of whiteboard). Laat zien en horen dat je de reacties serieus neemt. Noem ten slotte de belangrijkste reden(en) waarom de maatregel toch genomen is. Sluit af en herhaal de maatregel.

Extra tips (ook geschikt in betere tijden)
• Bepaal je doel: wat je wil bereiken? Wat gaat je publiek na afloop weten, vinden, doen?
• Onderzoek vooraf (de mening van) je publiek en sluit juist hierop je presentatie aan. Wat is hun centrale vraag?
• Oefen hardop voor een collega en informeer een bondgenoot die je kan steunen tijdens je verhaal.
• Bereid tegenargumenten voor, verwacht tegenstand en ruim hiervoor tijd in. Stel veel vragen aan je publiek en geef ruimte aan weerstand.
• Spreek met oprechte empathie, onderzoek je eigen gevoel en spreek dit uit of laat dit blijken uit je stem, mimiek en houding.
• Let op: informeer bij een internationaal publiek naar specifieke culturele normen. Gezichtsverlies moet wellicht vermeden worden en dan past een te directe benadering niet altijd. Is een presentatie de beste communicatievorm?.

En Berend? Die kwam met zijn directeur overeen dat hij een presenteertraining mocht volgen en kan nu in vóór- én tegenspoed zijn medewerkers motiveren.